Compartiment Arhivă - Evidenţă Alegători

Compartimentul Arhivă, evidenţă alegători este subordonat direcţiei administraţiei Publice Locale şi are în principal următoarele atribuţiuni : 

          1.Verifică evidenţele, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea 

Documentelor din arhivă în condiţiile Legii 16/1996.

          2.Verifică şi preia pe bază de proces-verbal şi inventar dosarele constituite la compartimentele primăriei şi le arhivează.

          3.întreţine un registru tip intrare - ieşire din arhivă a documentelor.

          4.Organizează acţiunea de clasare a corespondenţei şi a celorlalte documente şi preluarea anuală din arhivă Consiliului local, procedând la selecţionarea şi inventarierea prin aplicarea măsurilor corespunzătoare de conservare şi păstrare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării,sustragerii şi comercializării în alte condiţii decât cele legale.

          5.Întocmeşte Nomenclatorul actelor şi dosarelor care se formează pe direcţii şi servicii în anul de referinţă, după care va primi spre arhivare documentele respective.

          6.Colaborează cu direcţia judeţeană a Arhivelor Statului şi asigură predarea la termen a documentelor din depozitul arhivistic de stat.

          7. Asigură respectarea prevederilor Legii 16/1996 referitoare la poziţia de creator şi deţinător de documente.

          8.Asigură activitatea de eliberare a copiilor , certificatelor şi extraselor, cu avizul scris al secretarului, la solicitarile cetăţenilor sau instituţiilor, asigurând taxarea conform legislaţiei în vigoare. Nu se eliberează copii după documentele secrete. 

          9. Răspunde de evidenţa, păstrarea şi conservarea documentelor cu informaţii secrete de stat.

          10.Administrează arhiva Primăriei şi organizează selectionarea dosarelor anual în vederea scoaterii din uz sau predării la arhivele centrale, conform cu instrucţiunile Arhivelor Statului.

     - În vederea pregătirii şi elaborarii documentelor Consiliului local :

          11. Primeşte documentele adresate Consiliului local şi comisiilor de specialitate ale acestuia, în vederea punerii spre dezbatere şi aprobare a acestora.

          12. Redactează proiectele de hotărâri şi documentaţiile aferente, cu cel putin 2 zile înainte de sedinţele comisiilor permanente, pe care le supune spre avizare secretarului Consiliului local şi verificarea legalităţii acestora.

          13. Prezintă comisiilor de specialitate, conform cu profilul fiecareia proiectele de hotărâri şi documentaţiile aferente spre avizare, în vederea adoptării lor de către plenul Consiliului local.

          14.Redactează dispoziţiile Primarului privind convocarea Consiliului local în şedinţe ordinare sau extraordinare şi le dă publicităţii prin mijloacele mass-media.

          15.Asigură difuzarea documentelor către consilierii locali în vederea discutării acestora în plen, precum şi înregistrarea lucrărilor şi dezbaterilor.

          16. Redactează în forma finală proiectele de hotărâri cu amendamentele aduse de plenul Consiliului local, pe care le supune spre aprobarea preşedintelui de şedinţă.

          17.Comunică în termen legal, sub semnătura secretarului, autorităţilor şi persoanelor interesate hotărârile luate de Consiliului local, precum şi serviciilor şi direcţiilor de specialitate ale Primăriei pentru aplicare.

          18.Restituie compartimentelor de specialitate pentru completare, proiectele de hotărâri şi documentaţiile care nu au fost aprobate de Consiliul local, cu recomandările şi precizările făcute de acesta.

          19.Ţine evidenţa hotărârilor Consiliului local şi a dispoziţiilor emise de Primar şi urmăreşte modul de soluţionare a acestora. 

          20. Răspunde de îndosarierea , păstrarea şi sigilarea documentelor originale care stau la baza emiterii hotărârilor Consiliului local şi dispoziţiilor Primarului. Dosarul conţine şi procesul -verbal, împreună cu stenograma şedinţei Consiliului local.

          21.Răspunde de difuzarea în termen legal a dispoziţiilor Primarului , a hotărârilor Consiliului local , către cei interesaţi.

          22.Răspunde de întocmirea, evidentă şi transmiterea răspunsurilor la corespondenţă curentă, referitoare la activitatea proprie.

          23.Întocmeşte şi fundamentează proiecte de hotărâri ale Consiliului local cât şi proiecte de dispoziţii ale Primarului, asigurând avizarea acestora de către comisiile de specialitate ale Consiliului local, respectiv de către secretarul acestuia.

          24.Asigură transmiterea dispoziţiilor în vederea exercitării controlului asupra legalităţii acestora.

          25.Pregăteşte, în colaborare cu Oficiul juridic, Contencios Administrativ dispoziţiile Primarului pentru conformarea sau realizarea prevederilor HCL.