Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării datelor
Primăria Municipiului Tulcea prelucrează date cu caracter personal exclusiv în scopuri determinate, explicite și legitime, necesare exercitării atribuțiilor sale legale și furnizării serviciilor publice, cu respectarea principiilor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679.

Scopurile prelucrării
Datele cu caracter personal sunt prelucrate, după caz, în următoarele scopuri principale:
soluționarea petițiilor, cererilor și sesizărilor adresate instituției;
furnizarea serviciilor publice și îndeplinirea atribuțiilor administrative;
gestionarea relației cu cetățenii, instituțiile publice și alte persoane fizice sau juridice;
îndeplinirea obligațiilor legale în domeniul financiar, fiscal, contabil și arhivistic;
gestionarea activităților de resurse umane;
organizarea și derularea procedurilor administrative și a achizițiilor publice;
asigurarea securității persoanelor, bunurilor și informațiilor, inclusiv prin sisteme de supraveghere, acolo unde este cazul;
gestionarea platformelor informatice utilizate de instituție pentru relația cu publicul.

Temeiurile legale ale prelucrării
Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în principal în baza următoarelor temeiuri legale prevăzute la art. 6 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2016/679:
art. 6 alin. (1) lit. c) – prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
art. 6 alin. (1) lit. e) – prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția.

În situațiile expres prevăzute de lege sau în care este necesar, datele pot fi prelucrate și:
în baza consimțământului persoanei vizate, conform art. 6 alin. (1) lit. a) din Regulament, exclusiv pentru scopuri clar determinate și distincte, fără a afecta exercitarea atribuțiilor legale ale instituției.

Observație importantă
Primăria Municipiului Tulcea nu condiționează furnizarea serviciilor publice sau soluționarea cererilor de exprimarea consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, atunci când prelucrarea este realizată în baza unei obligații legale sau a unui interes public.

Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

În funcție de natura relației cu persoanele vizate și de serviciile publice furnizate, Primăria Municipiului Tulcea prelucrează, după caz, următoarele categorii de date cu caracter personal:

1. Date de identificare
nume și prenume;
cod numeric personal (CNP), doar atunci când este prevăzut de lege;
seria și numărul actului de identitate;
semnătura (olografă sau electronică, după caz).

2. Date de contact
adresa de domiciliu sau de reședință;
adresa de corespondență;
număr de telefon;
adresă de e-mail.

3. Date privind relația administrativă cu instituția
date conținute în cereri, petiții, sesizări, declarații sau alte documente depuse;
date aferente soluționării solicitărilor;
date din evidențe administrative, registre și baze de date utilizate de instituție.

4. Date profesionale
date privind calitatea profesională sau reprezentarea unei persoane juridice;
date necesare gestionării relațiilor contractuale sau procedurilor administrative.

5. Date financiare și fiscale
date necesare stabilirii, evidenței și încasării obligațiilor fiscale;
date bancare, exclusiv atunci când sunt necesare pentru efectuarea plăților sau decontărilor, în condițiile legii.

6. Date prelucrate prin sisteme informatice și platforme online
date furnizate prin intermediul platformelor informatice utilizate de instituție (de exemplu, pentru depunerea online a cererilor și petițiilor);
date tehnice generate în mod automat în cadrul utilizării acestor platforme, în condițiile legii.

7. Imagini și date audio-video
imagini video sau alte date colectate prin sisteme de supraveghere, acolo unde este cazul, exclusiv în scopuri de securitate și protecție, conform unei informări dedicate.

Principiul minimizării datelor
Primăria Municipiului Tulcea prelucrează doar datele strict necesare pentru atingerea scopurilor pentru care acestea sunt colectate, în conformitate cu principiul minimizării prevăzut de art. 5 alin. (1) lit. c) din Regulamentul (UE) 2016/679.

Observație importantă
Instituția nu solicită și nu prelucrează date cu caracter personal în exces, iar în situațiile în care anumite date sunt necesare în temeiul unor obligații legale, acestea sunt utilizate exclusiv pentru scopurile prevăzute de lege.

Destinatarii datelor cu caracter personal

În vederea îndeplinirii atribuțiilor legale și a furnizării serviciilor publice, Primăria Municipiului Tulcea poate comunica datele cu caracter personal, în condițiile legii și cu respectarea principiilor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, către următoarele categorii de destinatari:

1. Structuri interne ale instituției
-compartimentele și direcțiile de specialitate ale Primăriei Municipiului Tulcea, strict în limita atribuțiilor legale;
-personalul autorizat al instituției, care are acces la datele cu caracter personal în baza fișei postului și a obligațiilor de confidențialitate.

2. Autorități și instituții publice
-autorități publice centrale sau locale;
-instanțe judecătorești, parchete, organe de cercetare penală;
-alte instituții sau organisme publice competente, în temeiul unei obligații legale sau al exercitării unei atribuții de interes public.

3. Persoane împuternicite de operator (furnizori)
Pentru furnizarea, administrarea și mentenanța anumitor sisteme informatice utilizate de Primăria Municipiului Tulcea (de exemplu, platforme informatice pentru depunerea online a cererilor și petițiilor), datele cu caracter personal pot fi prelucrate de furnizori de servicii care acționează în calitate de persoane împuternicite de operator, exclusiv în baza unor contracte sau acorduri care respectă cerințele art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679.
Acești furnizori prelucrează datele numai la instrucțiunea operatorului și sunt obligați să asigure confidențialitatea, securitatea și protecția adecvată a datelor cu caracter personal, conform legislației aplicabile.
Categoriile de persoane împuternicite pot include, fără a se limita la:
-furnizori de soluții informatice și aplicații software utilizate de instituție;
-furnizori de servicii de mentenanță IT și administrare sisteme;
-furnizori ai platformelor utilizate pentru depunerea online a cererilor și petițiilor (ex. platforma ePRIM);
-furnizori de servicii de arhivare, comunicații sau suport tehnic, în condițiile legii.

Transferul datelor în afara Uniunii Europene
Primăria Municipiului Tulcea nu transferă date cu caracter personal către state terțe sau organizații internaționale.
În situația excepțională în care un astfel de transfer ar fi necesar, acesta s-ar realiza numai în condițiile și cu garanțiile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, iar persoanele vizate ar fi informate corespunzător.

Observație importantă
Datele cu caracter personal sunt comunicate doar în măsura în care acest lucru este necesar și permis de lege, cu respectarea principiilor de legalitate, transparență, confidențialitate și securitate a prelucrării.

Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal prelucrate de Primăria Municipiului Tulcea sunt păstrate numai pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate și prelucrate, cu respectarea principiului limitării stocării prevăzut de art. 5 alin. (1) lit. e) din Regulamentul (UE) 2016/679.

Criterii generale de stocare
Perioada de stocare a datelor este stabilită în funcție de:
durata necesară soluționării cererilor, petițiilor sau procedurilor administrative;
obligațiile legale aplicabile în materie financiară, fiscală, administrativă și arhivistică;
termenele de păstrare prevăzute de legislația specifică și de Nomenclatorul arhivistic al instituției;
necesitatea conservării unor date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță.

Exemple orientative
În funcție de categoria de documente, datele pot fi păstrate:
pe durata soluționării cererilor și pe perioada prevăzută de legislația aplicabilă;
pe durata existenței raporturilor juridice și ulterior, conform termenelor de arhivare;
pe termen mai lung, în situațiile în care legislația impune păstrarea acestora în scopuri de arhivare în interes public.

Ștergerea sau anonimizarea datelor
La expirarea perioadelor de stocare:
datele cu caracter personal sunt șterse, distruse sau anonimizate, după caz;
operațiunile se realizează în conformitate cu procedurile interne ale instituției și cu legislația în vigoare.

Observație importantă
Primăria Municipiului Tulcea nu păstrează datele cu caracter personal pe o perioadă mai mare decât este necesar, iar criteriile de stocare sunt stabilite astfel încât să asigure un echilibru între obligațiile legale ale instituției și respectarea drepturilor persoanelor vizate.

Drepturile persoanelor vizate

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de Primăria Municipiului Tulcea beneficiază de următoarele drepturi, care pot fi exercitate în condițiile și limitele prevăzute de lege.

Dreptul la informare
Persoana vizată are dreptul de a fi informată cu privire la prelucrarea datelor sale cu caracter personal, în mod transparent și ușor de înțeles, inclusiv cu privire la scopurile, temeiurile și modalitățile de prelucrare.

Dreptul de acces
Persoana vizată are dreptul de a obține confirmarea faptului că datele sale cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, în caz afirmativ, acces la acestea, precum și informații suplimentare prevăzute de Regulament.

Dreptul la rectificare
Persoana vizată are dreptul de a obține rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau completarea datelor incomplete, fără întârzieri nejustificate.

Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”)
Persoana vizată are dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal, în situațiile expres prevăzute de art. 17 din Regulament, în măsura în care nu există o obligație legală care să impună păstrarea acestora.

Dreptul la restricționarea prelucrării
Persoana vizată poate solicita restricționarea prelucrării datelor în situațiile prevăzute de art. 18 din Regulament, caz în care datele vor fi utilizate exclusiv în scopurile permise de lege.

Dreptul la portabilitatea datelor
În măsura în care sunt îndeplinite condițiile legale, persoana vizată are dreptul de a primi datele cu caracter personal care o privesc într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție
Persoana vizată are dreptul de a se opune prelucrării datelor sale cu caracter personal, în condițiile art. 21 din Regulament, atunci când situația sa particulară justifică acest lucru.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii individuale automate
Persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice sau o afectează în mod semnificativ, cu excepțiile prevăzute de lege.

Dreptul de a depune o plângere
Persoana vizată are dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), dacă apreciază că drepturile sale au fost încălcate.

Modalitatea de exercitare a drepturilor
Pentru exercitarea drepturilor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, persoanele vizate pot transmite o solicitare:
în scris, la sediul Primăriei Municipiului Tulcea, Str. Păcii nr. 20;
prin poștă;
prin e-mail, la adresa: responsabil.pdcp@primariatulcea.ro

Solicitarea trebuie să permită identificarea solicitantului și a dreptului exercitat. În cazul în care există îndoieli rezonabile cu privire la identitatea persoanei, instituția poate solicita informații suplimentare necesare confirmării identității, în condițiile legii.

Termen de răspuns
Primăria Municipiului Tulcea va răspunde solicitărilor în termen de cel mult o lună de la primire. Acest termen poate fi prelungit, în condițiile prevăzute de Regulament, cu informarea prealabilă a persoanei vizate.

Caracter gratuit
Exercitarea drepturilor este gratuită. În cazul solicitărilor vădit nefondate sau excesive, instituția poate percepe o taxă rezonabilă sau poate refuza soluționarea acestora, în condițiile art. 12 alin. (5) din Regulament.

Informări specifice și resurse utile

Pentru o informare completă și adaptată fiecărui tip de prelucrare, Primăria Municipiului Tulcea pune la dispoziție informații suplimentare, structurate pe domenii, accesibile prin link-urile de mai jos:

🔹 Depunerea online a cererilor și petițiilor
Prelucrarea datelor cu caracter personal realizată prin intermediul platformei informatice utilizate pentru depunerea online a cererilor și petițiilor este detaliată într-o informare specifică, disponibilă în cadrul aplicației respective.
👉 Depuneri online / ePRIM

🔹 Supraveghere video (CCTV)
Prelucrarea datelor prin sisteme de supraveghere video utilizate în scopuri de securitate este reglementată printr-o notă de informare distinctă.
👉 Supraveghere video (CCTV)

🔹 Cookies și tehnologii web
Informații privind utilizarea cookie-urilor și a altor tehnologii similare pe site-ul www.primariatulcea.ro
sunt disponibile într-o politică separată.
👉 Politica de cookies